Как использовать Google Sheets для организации рассылок в Make#

Make дает возможность автоматизировать ручные процессы, объединения различные сервисы.
В этой статье мы рассмотрим, как использовать Google Sheets и Green-API для автоматизации рассылок в WhatsApp.

Содержание#

1. Настройка приложения Green-API
2. Создание таблицы
3. Настройка процесса отправки сообщений с данными из таблицы
   • Получение данных таблицы
   • Отправка сообщений
4. Настройка процесса отправки сообщений с файлами
   • Получение данных таблицы
   • Отправка сообщений
5. Запуск и тестирование

Настройка приложения Green-API#

Настройка приложения Green-API подробно описана в разделе Настройка интеграции

Создание таблицы#

Первым этапом создадим таблицу, которая будет хранить все необходимые номера и сообщения для них.

1. Войдите или зарегистрируйте учетную запись в Google Sheets

2. Создайте новую пустую таблицу

   

3. Создайте в таблице 2 столбца:

   • Для номера телефона или группы - столбец A

     • Номер телефона необходимо указать в международном формате без знака +. На конце добавляем постфикс @c.us
     • Номер группового чата не нужно формировать самостоятельно, его можно получить различными методами GREEN-API.

   • Для текста сообщения - столбец B
   
   Как форматировать текст сообщения?

   Форматирование текста происходит через добавление символов перед текстом и после его окончания.
   Например, выделение жирным можно сделать используя символы *: *жирный текст* -> жирный текст.
   Подробнее о методах форматирования текста можно прочитать в статье как форматировать сообщения.

Настройка процесса отправки сообщений с данными из таблицы#

Получение данных таблицы#

1. Нажмите на знак +, в списке приложений найдите Google Sheets

   

2. Выберите модуль Get Range Values

   

3. Нажмите на добавленный модуль, чтобы открыть его настройки

4. Нажмите Create a connection чтобы добавить подключение к аккаунту Google Sheets

   

5. Выберите созданную таблицу в параметре Spreadsheet ID

   

6. Выберите лист с заполненными данными в параметре Sheet Name

   

7. Укажите диапазон значений A2:B в поле Range, где столбцы:

   • A - Номера телефонов
   • B - Текст сообщения

8. Нажмите Save для сохранения значений

Отправка сообщений#

Отправка текстовых сообщений в Green-API реализована через модуль Send a Message. Он принимает в себя идентификатор чата (личного или группы) и текст сообщения.

1. Нажмите на знак +, в списке приложений найдите GREEN-API for WhatsApp

   

2. Добавьте модуль Send a Message из приложения Green-API

   

3. Нажмите Create a connection чтобы добавить подключение к инстансу

   
   • Укажите значения Вашего инстанса idInstance и apiTokenInstance
     (Сценарий будет получать сообщения с номера, привязанного к этому инстансу)
   

   Поле Connection name можно использовать для названия добавляемого инстанса (например "рабочий номер" или "продажи").
   Это позволит вам легко найти нужную учётную запись в списке доступных при создании интеграций.

4. Укажите столбец с номерами телефонов из таблицы в параметре Chat id. В нашем случае это столбец A

   

5. Укажите столбец B с текстом сообщения в параметре message

   

Теперь можно переходить к тестированию работы автоматизации.

Настройка процесса отправки сообщений с файлами#

Для отправки сообщений с файлами понадобится другой модуль — Send a File By Url. В нём указывается получатель, ссылка на файл, его название, текстовое сообщение (по желанию).

Получение данных таблицы#

1. Создайте отдельную таблицу для рассылки файлов со следующими столбцами:

   • ChatID - содержит номера телефона или группы как в первом шаге
   • Описание файла/Текст сообщения - для текста сообщения, который будет отправлен вместе с файлом. Необязательное поле
   • Ссылка на файл - содержит ссылку на файл, который нужно отправить
   • Название файла - в нем необходимо указать название файла с его расширением, которое будет отображено у пользователя
   

2. Выберите созданную таблицу с файлами в модуле Google Sheets

   

3. Укажите диапазон значений A2:D в поле Range, где столбцы:

   • A - Номера телефонов
   • B - Описание к файлу (текстовое сообщение)
   • C - Ссылка на файл
   • D - Имя файла с расширением
   

Отправка сообщений#

1. Добавьте модуль Send a File By URL из приложения Green-API

   

2. Нажмите Create a connection чтобы добавить подключение к инстансу

   
   • Укажите значения Вашего инстанса idInstance и apiTokenInstance
     (Сценарий будет получать сообщения с номера, привязанного к этому инстансу)
   

   Поле Connection name можно использовать для названия добавляемого инстанса (например "рабочий номер" или "продажи").
   Это позволит вам легко найти нужную учётную запись в списке доступных при создании интеграций.

3. В поле Chat Id укажите столбец с номерами телефонов

   

4. В поле Link to outgoing file укажите столбец, где содержатся ссылка на файлы

   

5. В поле File Name укажите столбец с названием файла

   

6. В поле File Caption укажите столбец с текстовым сообщением. Если планируете отправку только файлов, без подписей к ним, то можете пропустить данный этап

   
   Как добавить текстовое сообщение только к некоторым файлам

   В таком случае не пропускайте данный шаг. В столбце для текстовых сообщений указываете описание только в тех строках, где находятся нужные сообщения. Пустые ячейки будут проигнорированы, и текстового сообщения не будет.

Как отправить файл с Google Drive?

Для отправки файла с Google Drive нужно видоизменить ссылку для прямого доступа к файлу. Чтобы это сделать, нужно проделать следующие шаги:

1. Открыть Google Drive и найти требуемый к отправке файл

2. Выделить файл для отправки, нажать правую кнопку мыши. После чего в меню выбрать “Получить ссылку”, выставить в меню доступа “Все у кого есть ссылка” с правами “Читатель”. После этого нажать на “Копировать ссылку” и “Готово”

   

3. Теперь нам нужно получить ID файла. Для этого вставьте полученную ссылку в текстовый редактор

   • Пример ссылки на файл:
     

     https://drive.google.com/file/d/13sseEurJDYZxb-ueH2VOpVoYY4U5Kvu1/view?usp=sharing
     

   • ID файла содержится между d/ и /view (для документов - между d/ и /edit). В данном случае ID файла будет:
     

     13sseEurJDYZxb-ueH2VOpVoYY4U5Kvu1
     

4. Для создания прямой ссылки на файл необходимо вставить ID файла в конце следующей ссылки:
   

   https://drive.google.com/uc?export=download&id=
   

   • Итоговая ссылка должна принять следующий вид:
     

     https://drive.google.com/uc?export=download&id=13sseEurJDYZxb-ueH2VOpVoYY4U5Kvu1
     

5. Использовать итоговую ссылку в методе sendFileByUrl

Про то, как отправить файлы с других файловых хранилищ, описано в статье "Как отправить файл методом sendFileByUrl, используя внешнее хранилище?".

Запуск и тестирование#

Теперь, когда автоматизация настроена, можно выставлять условия, по которым будет она выполняться.

Make предоставляет широкий выбор вариантов для расписаний. Рассмотрим их подробнее:

• Immediately (Сразу) - вариант доступен только в автоматизациях, где в качестве первого действия настроен триггер, который активирует сценарий.
• At regular intervals (Через равные промежутки времени) - запускает автоматизацию через заданные промежутки времени, указанные в настройках расписания.
  Можно настроить несколько различных временных интервалов для этого расписания. Временной интервал определяет период, в течение которого автоматизация активна, а также дни недели и месяцы года.
• Once (Единожды) - запускает автоматизацию единожды в указанную дату.
• Every day (Каждый день) - вариант производит запуск автоматизации каждый день в определенное время.
• Days of the week (В определенные дни недели) - запускает автоматизацию в выбранные дни недели и указанное время.
• Days of the month (В определенные дни месяца) - запускает автоматизацию каждый месяц в указанные дни (от 1 до 31) и выбранное время дня.
• Specified dates (В указанные даты) - аналогичен предыдущему методу, но при этом позволяет выбрать месяцы года, в которых расписание активно.
• On demand (По запросу) - автоматизация запускается только при её ручном запуске или при запуске этой автоматизации из другой автоматизации.

Для тестирования мы единоразово запустим автоматизацию, перед этим выставив интервал отправки сообщений в 10000 мс через личный кабинет для уменьшения риска блокировки.

Запустите автоматизацию. Автоматизация завершит своё выполнение после того, как все сообщения отправятся в очередь.

На этом рассылка не закончена. Сообщения будут постепенно отправляться из очереди исходящих сообщений.
Просматривать оставшуюся очередь сообщений можно используя метод ShowMessagesQueue.

Таким образом можно настроить регулярные рассылки текстовых сообщений и сообщений с файлами, используя Make.
С другими примерами использования сценариев можете ознакомиться ниже.

Примеры использования приложения Green-API#

Как сделать чат-бота с искусственным интеллектом от OpenAI в WhatsApp

Как сделать обмен сообщениями между WhatsApp и Slack

Как сделать обмен сообщениями между WhatsApp и Discord